Cómo elegir al mejor gestor de flotas

Los responsables de la administración de flotas se enfrentan, cada día, a un gran volumen de datos vinculados a su unidades y sobre el que tienen que tomar decisiones trascendentales. La asignación de conductores, el control de la documentación, los costos de combustible o el plan de mantenimiento son solo algunas de las preocupaciones diarias sobre las que deben decidirse acciones inmediatas. Elegir al mejor gestor de flotas en forma de software digital puede ayudar de manera decisiva a desarrollar una administración de las unidades más eficiente, ágil y sencilla. 

Elegir al mejor gestor de flotas implica dejar atrás procedimientos de administración obsoletos y poco eficientes, como las hojas de Excel, los mensajes por correo electrónico e, incluso, las llamadas telefónicas. Sus ventajas se aprecian desde el primer día, pero a la hora de escoger al más idóneo pueden existir ciertas dudas que conviene resolver. Listamos aquí las más importantes.

• En la nube y accesible desde varios dispositivos 

La gestión de una flota nunca descansa. Por eso debe poder realizarse las 24 horas del día y los 7 días de la semana. También, desde varios dispositivos y de manera simultánea con otros profesionales implicados en la operativa. Por todo esto, las mejores herramientas de gestión vehicular se alojan en la nube en lugar de instalarse en los equipos de cada empresa. 

De esta forma se ahorran costos y tiempo de instalación, y solo es necesaria una conexión a Internet para utilizarlas. Se evitan tener que descargar aplicaciones o programas y desde el primer día es posible automatizar funciones, consultar estados o recibir notificaciones, lo que convierte los procesos en más sencillos y rápidos. Por otra parte, se trata de plataformas compatibles con todo tipo de equipos y sistemas de trabajo implantados en la compañía. 

• Integrado con todos los proveedores y sistemas 

La gestión de flotas es, casi por definición, global, ya que incorpora datos procedentes de otros sistemas y de los propios proveedores de bienes y servicios. Un buen ejemplo de ello son los suministradores de combustible, o de servicios de mantenimiento, como por ejemplo los talleres. 

El mejor gestor de flotas es aquél que los integra y que hace lo mismo con otros como la geolocalización, el control de odómetro, los pagos de peajes o los abonos de multas. También es clave que pueda integrarse con la Planificación de Recursos Empresariales o ERP de la compañía, ya sea SAP u otro. Esto facilita la generación de órdenes de compra, el volcado automático de datos de facturación, la aprobación de presupuestos de talleres o la obtención de materiales. 

• Eficiencia y ahorro de costos 

Las utilidades más prácticas del mejor gestor de flotas pasan por una mejora en los tiempos de gestión de los profesionales encargados de administrar la operativa de los vehículos. Pero va mucho más allá. Dos de los principales costos de cualquier flota vehicular, el gasto en combustible y en mantenimientos, se ven directamente afectados por el uso de una de estas herramientas de software. En el primer caso, las plataformas más destacadas brindan la capacidad de monitorear y dar servicio a todos los vehículos en tiempo real, al tiempo que proporcionan una visión detallada de la actividad de la flota. Es posible recoger de forma automática los datos sobre las cargas de combustible y conocer el rendimiento que aporta entre carga y carga. Por supuesto, da acceso a datos acerca de cuánto consume cada vehículo, así como de los hábitos de manejo de la unidad que desarrolla el conductor. 

En cuanto a los mantenimientos, el valor añadido de un gestor de flotas óptimo es el de permitir ahorros en este apartado. Que los mantenimientos preventivos superen a los correctivos es una gran importancia, ya que las primeras acciones son mucho más baratas que las segundas y, además, previenen la paralización de unidades, una de las mayores ineficiencias que puede sufrir una flota. A la vez, un buen plan de mantenimientos preventivos supone un ahorro de combustible y una mejora de la seguridad.

Existen abundantes soluciones de software de gestión de flotas, pero no todas ofrecen las mismas prestaciones ni se adaptan de igual modo a las diferentes necesidades de cada operativa. Pulpomatic es una solución 360º que integra a todos los sistemas y proveedores de servicios y asegura tanto la eficiencia como la reducción de costos, ayudando de manera decisiva a la toma de las mejores decisiones. Se trata de una solución transparente y agnóstica para los clientes, que obtienen una visibilidad completa de todo lo que sucede con sus vehículos. 

Los clientes que usan Pulpomatic consiguen una rebaja del 35% en sus gastos en carburante y de hasta un 50% en el total del tiempo dedicado a administrar la flota. Además, la herramienta permite obtener el máximo rendimiento de la flota, lo que se traduce en hacer más con los vehículos que ya se tienen, o lo mismo con un menor número de unidades. Además optimiza las rutas y reduce los viajes en vacío, lo que reduce el consumo de combustible y hace que las emisiones de gases contaminantes a la atmósfera se reduzcan en un 20%.